Datenschutzerklärung

1. Verantwortliche

Für die Anmeldung, Verwaltung und Durchführung der Schwimmkurse (u. a. Teilnehmerdaten, Zahlungsdaten, Kommunikation) sind die drei anbietenden Sportvereine gemeinsam verantwortlich im Sinne des Art. 26 DSGVO:

Der Betrieb der technischen Plattform (diese Website, Server, Datenbank, E-Mail-Versand) erfolgt durch einen externen Dienstleister als Auftragsverarbeiter im Sinne des Art. 28 DSGVO:

Kai Lemke – Firma Sodalo, Lion-Weg 14, 48720 Rosendahl
E-Mail: kai.lemke@sodalo.de · Telefon: +49 151 15717088

2. Welche Daten wir verarbeiten

Im Rahmen einer Kursanmeldung verarbeiten wir folgende Datenkategorien:

• Kontaktdaten der anmeldenden Person (Vor-/Nachname, E-Mail, Telefon)
• Bei Kinderkursen zusätzlich: Vor-/Nachname und Geburtsdatum des teilnehmenden Kindes sowie Schwimmkenntnisse
• Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort)
• Vereinszugehörigkeit (zur Bestimmung des Mitglieds-/Nichtmitgliedspreises)
• Bankdaten für das SEPA-Lastschriftverfahren (IBAN, BIC, Kontoinhaber, Mandatsreferenz, Datum der Mandatserteilung)
• Anmeldestatus und Zeitpunkt der Anmeldung/Stornierung
• Ein zufällig erzeugter Storno-Link (technischer Token, kein Rückschluss auf die Person ohne Datenbankzugriff)

3. Zwecke der Verarbeitung

• Durchführung des Anmeldeverfahrens für Schwimmkurse, inkl. Wartelisten-Verwaltung
• Kommunikation zu Anmeldung, Bestätigung, Ablehnung und Stornierung per E-Mail
• Abwicklung der Kursgebühr per SEPA-Lastschrift, inkl. Vorabankündigung
• Erstellung von Teilnehmerlisten für Kursleiter/innen (ohne Zahlungsdaten)
• Prüfung des Wohnsitzes während der Early-Bird-Phase (Rosendahl-Bevorzugung)

4. Rechtsgrundlagen

• Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO – zur Anbahnung und Durchführung des Kursvertrags (Anmeldung, Teilnahme, Preisberechnung)
• Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO – für das erteilte SEPA-Lastschriftmandat und die Bestätigung der Datenschutzhinweise
• Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO – zur Erfüllung gesetzlicher Aufbewahrungspflichten für zahlungsbezogene Unterlagen

5. Weitergabe an Dritte und Auftragsverarbeiter

Deine Daten werden ausschließlich in folgendem Umfang weitergegeben:

• Interne Rollen: Koordinatoren und Kassierer der Vereine sehen Anmeldungen inkl. Zahlungsdaten; Kursleiter/innen sehen ausschließlich Teilnehmerlisten ohne Zahlungsdaten.
• E-Mail-Versand: Bestätigungs- und Informationsmails werden über einen E-Mail-Dienstleister (u. a. Microsoft/Office 365) versendet. Hierbei können Name und E-Mail-Adresse an den jeweiligen E-Mail-Provider übermittelt werden.
• Adressprüfung: Während der Early-Bird-Phase übermitteln wir die von dir angegebene Straße und Postleitzahl an die öffentliche Schnittstelle openplzapi.org, um zu prüfen, ob die Adresse amtlich existiert. Name oder weitere Kontaktdaten werden dabei nicht übermittelt.
• Technischer Betrieb: Server und Datenbank werden durch unseren Auftragsverarbeiter Sodalo (Kai Lemke) betrieben, mit dem ein Vertrag zur Auftragsverarbeitung gemäß Art. 28 DSGVO besteht.

Eine Übermittlung deiner Daten an sonstige Dritte oder zu Werbezwecken findet nicht statt.

6. Speicherdauer

Wir speichern deine Daten so lange, wie es für die Durchführung des jeweiligen Kurses erforderlich ist. Zahlungsbezogene Unterlagen (u. a. SEPA-Mandate, Rechnungsdaten) unterliegen den gesetzlichen Aufbewahrungspflichten nach § 147 AO bzw. § 257 HGB und werden entsprechend länger aufbewahrt. Nach Ablauf der jeweiligen Frist werden die Daten gelöscht.

7. Cookies und externe Ressourcen

Diese Website verwendet ausschließlich technisch notwendige Cookies (Session- und CSRF-Cookie), die für den Betrieb der Website sowie die Sicherheit des Anmeldeformulars erforderlich sind. Eine Einwilligung ist hierfür gemäß § 25 Abs. 2 TTDSG nicht erforderlich. Schriftarten werden lokal von unserem eigenen Server ausgeliefert – es findet keine Verbindung zu Google-Fonts-Servern statt.

Für das Layout nutzen wir das CSS-Framework Tailwind CSS, das derzeit noch über ein Content-Delivery-Network (cdn.tailwindcss.com) eingebunden wird. Dabei wird deine IP-Adresse technisch bedingt an den Betreiber dieses CDN übermittelt. Wir arbeiten daran, diese Einbindung künftig ebenfalls lokal bereitzustellen.

8. Deine Rechte

Du hast jederzeit das Recht auf:

• Auskunft über die von dir gespeicherten Daten (Art. 15 DSGVO)
• Berichtigung unrichtiger Daten (Art. 16 DSGVO)
• Löschung deiner Daten, soweit keine Aufbewahrungspflicht besteht (Art. 17 DSGVO)
• Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO)
• Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO)
• Widerruf einer erteilten Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft (Art. 7 Abs. 3 DSGVO)

Wende dich hierfür an den Verein, bei dem du dich angemeldet hast (Kontaktdaten siehe oben) oder direkt an unseren technischen Dienstleister.

9. Beschwerderecht bei einer Aufsichtsbehörde

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutz-Aufsichtsbehörde zu beschweren. Zuständig ist:

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit Nordrhein-Westfalen (LDI NRW)
Kavalleriestraße 2–4, 40213 Düsseldorf

10. Änderungen dieser Datenschutzerklärung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, sobald Änderungen an der Datenverarbeitung dies erforderlich machen. Es gilt jeweils die zum Zeitpunkt deines Besuchs aktuelle Fassung.